หลายคนคงเคยสงสัยว่าทำไมผู้บริหารระดับ CEO ของบริษัทข้ามชาติดูเหมือนจะมีเวลามากกว่าคนทั่วไป แม้จะต้องรับผิดชอบธุรกิจขนาดใหญ่ พบปะผู้คนมากมาย และยังคงมีเวลาในการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ คำตอบอยู่ที่การบริหารจัดการเวลาอย่างเป็นระบบ
ปัญหาใหญ่ที่ CEO มือใหม่มักพบ
Jeff Kindler อดีต CEO ของบริษัทยา Pfizer ยักษ์ใหญ่ระดับโลก เผยข้อมูลที่น่าสนใจว่า สิ่งที่ทำให้เขาประหลาดใจมากที่สุดจากการโค้ช CEO หลายคนคือ พวกเขาแทบไม่ได้คิดถึงวิธีการใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของบริษัท นั่นคือ “เวลาของพวกเขาเอง”
ปัญหานี้เกิดขึ้นเพราะ CEO ต้องเผชิญกับความกดดันด้านเวลาที่ไม่เหมือนใคร พวกเขามีความรับผิดชอบมหาศาลและมีประเด็นมากมายที่ต้องให้ความสนใจ วิธีที่พวกเขาจัดสรรเวลามีผลกระทบสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ
ไม่ว่างานก่อนหน้านี้ของผู้บริหารจะใหญ่และสำคัญแค่ไหน ในฐานะ CEO จะต้องเผชิญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายและมากมายอย่างไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งแต่ละคนต่างก็ต้องการ และมักจะคู่ควร มีเวลาว่างในปฏิทินของ CEO
สูตรสำเร็จ 3 ขั้นตอนสำคัญ
จากประสบการณ์การโค้ช CEO มือใหม่หลายราย Jeff Kindler ได้สกัดสาระสำคัญออกมาเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ที่จะช่วยให้ CEO มือใหม่บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยไม่ปล่อยให้ลำดับความสำคัญของตัวเองถูกแทรกด้วยคนอื่น
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายสำคัญให้ชัดเจน – ทำน้อยลงแต่เลือกเฉพาะสิ่งที่สำคัญจริง
หลักการแรกที่สำคัญคือการเข้าใจว่าวาระของ CEO ไม่ใช่การมารู้ทุกโครงการสำคัญในบริษัท ไม่ใช่ “เป้าหมายและวัตถุประสงค์” ที่ใช้ในการกำหนดโบนัส แม้ว่าอาจมีความทับซ้อนกันได้ และไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่แชร์กับใครก็ตาม
วาระของ CEO คือการแสดงออกถึงลำดับความสำคัญส่วนตัวในช่วงเวลาที่กำหนด เป็นตัวกำหนดวิธีที่จะใช้ทรัพยากรที่สำคัญและมีจำกัดของบริษัทให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด นั่นคือ เวลาของ CEO เอง
วิธีการคัดเลือกเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพ
Jeff Kindler อธิบายว่า มีเป้าหมายน้อยมากที่ทั้งสามารถบรรลุได้ในระยะเวลาที่คาดการณ์ได้และสำคัญพอที่จะคู่ควรกับการมีส่วนร่วมโดยตรงของ CEO เมื่อทำงานกับ CEO มือใหม่ เขาแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการเขียนลำดับความสำคัญ 10 อันดับแรกสำหรับปีนั้น แล้วตัด 6 หรือ 7 อันดับล่างออกไป
จากนั้นร่วมกันทดสอบสิ่งที่เหลืออยู่และถามตัวเองว่า:
- มันขับเคลื่อนธุรกิจจริงหรือไม่? เป้าหมายนี้จะส่งผลต่อเส้นทางความสำเร็จของธุรกิจโดยรวมอย่างมีนัยสำคัญหรือไม่?
- มันมอบหมายให้คนอื่นทำแทนไม่ได้หรือไม่? การบรรลุเป้าหมายต้องอาศัยการมีส่วนร่วมโดยตรงของ CEO หรือไม่ แยกจากการกำกับดูแลผู้อื่นเป็นระยะ?
หากเป้าหมายใดตอบคำถามทั้งสองข้อได้ในเชิงบวก นั่นคือเป้าหมายที่คู่ควรกับการลงทุนเวลาของ CEO
ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบความเป็นจริงของการใช้เวลา – เทียบแผนกับการปฏิบัติจริงอย่างสม่ำเสมอ
เมื่อกำหนดวาระแล้ว ถึงเวลาสำหรับการตรวจสอบความเป็นจริง การตรวจสอบวิธีที่ใช้เวลาและเปรียบเทียบกับลำดับความสำคัญที่ระบุไว้ ผลลัพธ์อาจทำให้แปลกใจเมื่อพบว่ามีความไม่ตรงกันอย่างมีนัยสำคัญ
เทคนิคการวิเคราะห์การใช้เวลา
Jeff แนะนำให้ CEO ให้ผู้ช่วยวิเคราะห์ปฏิทินย้อนหลัง ดูเดือนหรือไตรมาสที่ผ่านมาและจัดหมวดหมู่วิธีที่เวลาถูกจัดสรร คำถามสำคัญคือ CEO มุ่งเน้นที่ลำดับความสำคัญสูงสุดจริงหรือไม่ หรือวันของ CEO ถูกบริโภคไปกับการประชุมประจำและการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?
การตรวจสอบนี้ไม่ใช่การทำครั้งเดียว แต่ควรทำให้เป็นนิสัยที่จะประเมินปฏิทินเทียบกับลำดับความสำคัญบ่อยๆ คำถามที่ CEO ควรถามตัวเองเป็นประจำคือ “ฉันกำลังทุ่มเทเวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำสิ่งที่มีเพียงฉันเท่านั้นที่ทำได้และจะมีส่วนช่วยความสำเร็จของบริษัทอย่างเป็นรูปธรรมหรือไม่?”
ตัวชี้วัดความสำเร็จในการบริหารเวลา
การวิเคราะห์การใช้เวลาที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ CEO เข้าใจรูปแบบการทำงานของตัวเอง และระบุพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงได้ หาก CEO พบว่าเวลาส่วนใหญ่ไปกับงานที่สามารถมอบหมายได้ แสดงว่าต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน
แนะนำ
การทบทวนการใช้เวลาอย่างสม่ำเสมอยังช่วยให้ CEO สามารถปรับปฏิทินให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไปตามสถานการณ์ธุรกิจ ทำให้การบริหารเวลามีความยืดหยุ่นและตอบสนองความต้องการได้ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 3: จัดการเวลาเชิงรุก – วางแผนปฏิทินแทนที่จะปล่อยให้มันวางแผนคุณ
เมื่อตรวจสอบเวลาแล้วและเข้าใจว่ากำลังใช้มันอย่างไร ให้เป็นเชิงรุกในการวางแผนตารางเวลา นี่คือขั้นตอนที่แยกความแตกต่างระหว่าง CEO ที่มีประสิทธิภาพกับผู้ที่ถูกเวลาผลักดัน
กรอบการวางแผนเวลาแบบมืออาชีพ
วิธีการจัดการเวลาเชิงรุกมีหลายเทคนิคสำคัญ:
1. จัดสรรเปอร์เซ็นต์เฉพาะสำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อาจจะ 30 ถึง 40% และกระจายเวลานี้ระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ การจัดสรรแบบนี้ช่วยให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายได้รับความสนใจที่เหมาะสม
2. สร้างจังหวะปกติสำหรับการประชุมภายใน แต่ตระหนักว่าไม่ใช่ทุกผู้รายงานตรงต้องการความถี่เดียวกันในการพบหน้า บางคนอาจต้องการการพูดคุยประจำสัปดาห์ ในขณะที่คนอื่นอาจเพียงพอกับการประชุมรายเดือน
3. กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับจากคุณ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยลดความเข้าใจผิดและการเรียกร้องเวลาที่ไม่จำเป็น
4. แบ่งพื้นที่สำหรับการคิดและวางแผนแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น บล็อกปฏิทินจาก 7.00-9.00 น. ทุกวัน เวลาเหล่านี้เป็นช่วงทองสำหรับการคิดเชิงกลยุทธ์และการวางแผนระยะยาว
5. หาเวลาสำหรับการดูแลตัวเอง ครอบครัว และแหล่งการเติบโตส่วนตัวและความพึงพอใจอื่นๆ CEO ที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวเข้าใจว่าการสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวเป็นปัจจัยสำคัญต่อประสิทธิภาพในการทำงาน
ผลลัพธ์ของการควบคุมหน้าที่ CEO ที่ดี
การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพจะนำไปสู่การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ CEO ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคนที่เหมาะสมและพวกเขารู้สึกมีอำนาจในการตัดสินใจ หากเรื่องทั่วไปกำลังขึ้นมาที่โต๊ะของ CEO อย่างต่อเนื่อง นั่นเป็นสัญญาณว่าทีมไม่ได้รับการเตรียมพร้อมอย่างเหมาะสม หรือพวกเขาไม่รู้สึกว่าได้รับอนุญาตให้ทำงานอย่างอิสระ
บทเรียนสำคัญจากผู้เชี่ยวชาญ
Jeff Kindler สรุปแนวคิดสำคัญไว้ว่า “ภาพสะท้อนที่แท้จริงที่สุดของลำดับความสำคัญของคุณคือวิธีที่คุณใช้เวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันสอดคล้องกับสิ่งที่คุณเชื่อว่าสำคัญที่สุดสำหรับการนำองค์กรของคุณไปข้างหน้า”
ความท้าทายในการนำไปปฏิบัติ
การเปลี่ยนแปลงวิธีการบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะสำหรับ CEO ที่ต้องรับมือกับความกดดันจากหลายฝ่าย อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญเน้นว่าการลงทุนเวลาในการสร้างระบบการบริหารเวลาที่ดีจะให้ผลตอบแทนในระยะยาว
การปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรเพื่อรองรับการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพก็เป็นส่วนสำคัญ เมื่อ CEO แสดงให้เห็นว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าและต้องใช้อย่างรอบคอบ ทีมงานก็จะเรียนรู้และปฏิบัติตาม
แนวโน้มการบริหารเวลาในอนาคต
ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากขึ้น การบริหารเวลาของ CEO ก็ต้องปรับตัวเช่นกัน การใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อวิเคราะห์การใช้เวลา การตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการจัดลำดับความสำคัญของงาน ล้วนเป็นเทรนด์ที่กำลังได้รับความสนใจ
อย่างไรก็ตาม หลักการพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม นั่นคือการมีความชัดเจนในเป้าหมาย การตรวจสอบการใช้เวลาอย่างสม่ำเสมอ และการเป็นเชิงรุกในการจัดการตารางเวลา
ข้อเสนอแนะสำหรับ CEO มือใหม่
สำหรับ CEO มือใหม่ที่กำลังเผชิญกับความท้าทายในการบริหารเวลา ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจกับตัวเองก่อน การระบุจุดแข็งและจุดอ่อนในการบริหารเวลา การหาพี่เลี้ยงหรือโค้ชที่มีประสบการณ์ และการเรียนรู้จากตัวอย่างของ CEO ที่ประสบความสำเร็จ
การสร้างทีมสนับสนุนที่แข็งแกร่งก็เป็นสิ่งสำคัญ ผู้ช่วยที่มีคุณภาพสามารถช่วยจัดการปฏิทิน กรองข้อมูล และเตรียมการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ทำให้ CEO สามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดได้
การวัดผลความสำเร็จ
การวัดผลการบริหารเวลาของ CEO ไม่ได้อยู่ที่จำนวนชั่วโมงที่ทำงาน แต่อยู่ที่ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น เมื่อ CEO สามารถใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ จะเห็นได้จากการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น ทีมงานที่มีความชัดเจนในทิศทางมากขึ้น และผลประกอบการของบริษัทที่ดีขึ้น
การศึกษาจาก McKinsey & Company พบว่า CEO ที่มีการบริหารเวลาที่ดีมีแนวโน้มที่จะนำบริษัทสู่ความสำเร็จได้มากกว่า CEO ที่ไม่ให้ความสำคัญกับการจัดการเวลา ถึง 25% ซึ่งแสดงให้เห็นว่าการลงทุนเวลาในการพัฒนาทักษะการบริหารเวลาเป็นสิ่งคุ้มค่า
บทสรุป
การมีเวลา 48 ชั่วโมงในหนึ่งวันของ CEO ระดับโลกไม่ได้มาจากการทำงานมากกว่าคนอื่น แต่มาจากการใช้เวลาอย่างฉลาด การมีระบบการบริหารเวลาที่ดี และการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ
3 ขั้นตอนที่ Jeff Kindler เสนอ ได้แก่ การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน การตรวจสอบการใช้เวลาอย่างสม่ำเสมอ และการจัดการเวลาเชิงรุก เป็นกรอบที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริงสำหรับ CEO ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ความสำเร็จในการเป็น CEO ไม่ได้มาจากการทำงานหนักเพียงอย่างเดียว แต่มาจากการทำงานอย่างชาญฉลาด การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะสำคัญที่แยกความแตกต่างระหว่างผู้นำที่ประสบความสำเร็จกับผู้ที่ล้มเหลว
สำหรับองค์กรที่ต้องการพัฒนาผู้นำรุ่นใหม่ การให้ความรู้เรื่องการบริหารเวลาควรเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรการพัฒนาผู้นำ เพราะนี่คือรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้ CEO มือใหม่สามารถปรับตัวและประสบความสำเร็จในบทบาทใหม่ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
